題:
進行有效會議的方法是什麼?
chrisjlee
2012-04-11 05:35:28 UTC
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協調有意義的有效會議有哪些方法?有效定義為簡潔,遵循範圍,不做決定等。

在我們作為公司進行的所有會議中,它們似乎效率低下且缺乏方向。

我們最近舉行的會議涉及過程管理和實現我們公司的目標:增加收費時間,使Web開發更有利可圖等。

當然,我們的會議是具有諷刺意味的是,效率會議。

會議上最重要的事情是:保持簡短。生產力將隨之而來。
三 答案:
#1
+13
yannis
2012-04-11 06:53:23 UTC
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Jeff Atwood在最近的博客帖子中草擬了一些簡單的準則:

  1. 任何會議都不得超過一個小時,並處以死刑。

    任何會議的第一個也是最重要的限制是任何公司最可想像的資源:時間。如果您無法在一個小時左右的時間內召開會議,那可能是出了點大問題,您應該先解決它。它涉及的人員太多,會議的範圍太廣,或者總體上缺乏使會議按計劃進行的重點。我向任何人發起挑戰,讓他們記住在數小時的會議中發生的一切。如果所有其他方法都失敗了,請保持簡短!

  2. 每次會議都應有明確定義的任務說明。

    會議的任務說明?您能用一個簡短的句子定義會議目的嗎?我毫不猶豫地建議您使用“議程”和“議程項目”,因為議程一詞意味著要涵蓋的內容龐大而乏味的項目符號列表。只要確保會議的目的對所有人都清楚即可;

  3. 在會議之前做功課。

    由於您的會議有明確的定義任務聲明中,參加會議的每個人都事先知道他們需要談論和分享的內容,並且在走進會議室之前已經做好準備。對?這樣我們就可以將會議縮短到一個小時。如果您還沒有完成家庭作業,那麼您不應該參加會議。如果沒有人完成作業,則應取消會議。

  4. 將其設為可選。

    “強制性”會議是解決方案。會議中的每個人都應該在那裡,因為他們想在那裡,或者他們需要在那裡。確保自己對會議負責的一種可靠方法是使每個人都可以選擇。想像一下召開一次人們實際上想參加的會議,因為它非常有用。還是有趣。或娛樂性。現在,實現它吧!

  5. 在會議結束時總結待辦事項。

    如果您的會議從未發生過,後果是什麼?如果對此的誠實回答幾乎沒有,那麼也許您的會議沒有理由存在。任何真正富有成果的會議都會導致事情的發生,這是該會議做出的決定的直接結果。作為負責任的會議參與者,您有責任跟踪您需要做的事情-會議室中的每個人都可以通過總結自己的待辦事項清單來證明這一點,以使每個人在離開會議前都受益。

  6. ol>

當我們開始每天在工作中進行站立站立時,我開始意識到簡潔會議的重要性。通常情況下,站立是有時間限制的,您站著而不是舒適地坐在字符中這一簡單事實是一種額外的動機,要求精確,並且不要浪費時間在閒聊中,即使只是為了盡快度過。顯然,讓每個人在更長的會議上站起來是不合理的,但至少發言人應該這樣做。

我個人覺得大多數會議都很無聊。我是一名鐵桿開發人員,對這份工作的非技術性方面幾乎沒有興趣,而且我發現跟隨和參加除代碼之外的任何其他事情的挑戰都非常困難。在之前的演出中,經理有一個極度適得其反的想法,即我們所有人都應該參與所有事情,幾乎每個星期我都不得不坐下來聽廢話,對此我幾乎一無所知,也絕對無法提供反饋。這完全浪費了每個人的時間,很快就引發了一次小暴動。我知道她的意圖很好,但是當人們沒有什麼可提供的東西時,絕對沒有理由讓他們參加會議。

在我目前的主要演出中,我正在上班,因此在開會方面面臨一些獨特的挑戰。我只能通過Skype參加會議,在涉及多於幾個人的會議上,我發現自己幾乎每隔五分鐘便要所有人(除了演講者)閉嘴。閒聊時,即使您不在房間裡,您甚至可能都不會注意到,而當您遠離房間時,您會變得令人困惑的大聲嗡嗡聲​​,並且缺少諸如肢體語言之類的視覺指示,幫助您的大腦專注於或完全忽略了對話。例如,有時我發現很難區分諷刺,諷刺會導致尷尬的時刻不止一次。

解決方案非常簡單,文檔化。在會議之前有一個清晰的議程,並在會議期間堅持下去,這有助於我專注於重要的事情,並完全淘汰不重要的事情。待辦事項摘要(阿特伍德的最後一點)也非常有幫助,因為我可以稍後查看它,看看我是否錯過了一些重要的事情,雖然嗡嗡聲比平時響亮,或者在少數時候響起網絡或Skype運行的秒數。

您應該向管理層提出問題,或者由負責在公司內召開會議的人員提出。 “效率”會議可以是富有成果的,也可以是完全的時間浪費,我認為沒有中間立場,因為它們本來就很無聊,並且(大多數)人如果不參與,只會放棄並將其視為下班休息。當(如果)發生這種情況時,您必須迅速處理它,然後使其失控。

“使它成為可選項”這一點令人震驚。
Yannis的回答很好。如果您的文化能夠實現,我唯一要添加的就是在門口放一個盒子,以便每個人在進入時“檢查”他們的智能手機並在離開時取走。
#2
+8
jefflunt
2012-04-11 05:47:18 UTC
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  • 設定明確的目標並實現。如果由於需要進行更多討論而使會議持續了很長時間,請安排後續行動。
  • 如果發現未達到會議目標,請找出原因並解決。如果您發現原因是會議沒有什麼重要意義,請然後取消會議。您會驚訝地發現,有很多人會聽到這種方法,並說:“但是,總是有這個會議。我們能做到嗎?!
  • 尋找比會議更有效的方法來完成任務(您可以直接與決策者進行對話,而又不會在決策中排除重要的聲音;可以嗎?您是通過電子郵件發送信息,而不是停止工作並使所有人聚在一起只是為了傳播信息?)
  • 您在會議上遇到的浮華和環境越多,他們越有可能在The除了完成有意義的工作之外,還需要會議(以及會議的人員)。
  • 像其他任何事情一樣,應選擇會議作為溝通和協作的形式,因為它是完成特定工作的最佳工具,選擇解決業務問題的方法相同, n這是因為會議是“我們做什麼”。

這裡還有 5種可行的替代方案,這些會議通常可以實現以下目的:會議,而不必花費太多的組織時間和人員。

#3
+5
mhoran_psprep
2012-04-11 06:18:40 UTC
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使會議更好,我所知道的最好的事情就是創建,發布並堅持議程。

一個清晰書面的議程(包括會議的一個或多個目標)可以確保主持會議的人已經花了準備會議的時間。它還使每個人都知道應該發生什麼。它甚至可以簡化記錄筆記,因為您主要記錄的是行動項目和決策。



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