對於這個問題,我們假設我需要向潛在客戶發送一封重要的電子郵件。由於我的電子郵件客戶端出現問題(這種情況很少發生),因此該電子郵件的兩個副本位於“已發送”文件夾中(在該文件夾中以及在我的Webmail客戶端上)。郵件似乎已經發送了兩次,儘管我不確定100%的確認是因為我看不到收件人的收件箱。
我想知道是否需要再發送一封電子郵件為此道歉否則只會增加此人的收件箱的雜音。為此有商務/工作場所禮儀慣例嗎?
對於這個問題,我們假設我需要向潛在客戶發送一封重要的電子郵件。由於我的電子郵件客戶端出現問題(這種情況很少發生),因此該電子郵件的兩個副本位於“已發送”文件夾中(在該文件夾中以及在我的Webmail客戶端上)。郵件似乎已經發送了兩次,儘管我不確定100%的確認是因為我看不到收件人的收件箱。
我想知道是否需要再發送一封電子郵件為此道歉否則只會增加此人的收件箱的雜音。為此有商務/工作場所禮儀慣例嗎?
否,請保持現狀。
在這種情況下,請快速分析執行/不執行活動的好處。
然後批評一下好處:
然後您應該通過權衡利弊而得出合理的結果。
僅在他們擔心的情況下,再發送一封電子郵件給收件人,例如一封電子郵件,上面寫著“謝謝您的訂單,我們將向您的帳戶收取2345美元的費用”-如果我收到兩次,擔心您可能會向我開兩次帳單。
只要您確定已發送的兩封電子郵件是普通副本,就無需道歉。這種情況經常發生,並且如果沒有被服務器或Messenger自動丟棄重複的電子郵件,那麼任何有理智的人都應該能夠很快丟棄重複的電子郵件。通過向他們道歉,您實際上會浪費他們更多的時間。
如果有兩條消息甚至略有不同的機會,您應該編寫一份後續報告,告訴哪一條是正確的。即使是很小的差異(例如在主題行中添加“ RE:”或更改簽名)也可能會造成混淆。如果缺少重要的細節(附件,批准行),但消息看起來相同,則更糟。
作為收件人,我希望收到發件人已經知道該錯誤的通知,因此我不必擔心我可能需要解釋的看似相同的電子郵件之間存在一些差異。像下面這樣的東西會很棒:
一個快速的提示:我的郵件軟件可能已經向您發送了標題為[...]的最後一封電子郵件的兩個副本。它們應該是相同的,您可以忽略其中之一。抱歉,會產生噪音。
當然,可以根據接收者的情況將它調整為減少/減少隨意度。
(如果您使用Outlook或支持郵件撤回的郵件客戶端)
您可以撤回第二條郵件(也可以添加一個消息
請接受我的道歉-我兩次錯誤地發送了此消息。您可以捨棄此副本
您也可以嘗試刪除重複郵件的未讀副本,因此在某些情況下,如果他們沒有閱讀過,甚至根本看不到。
在其他情況下,它可以替換 -隨郵件一起發送郵件,因此在這兩種情況下都不會收到第三條消息,您只需整理並解釋混亂情況即可。
這完全避免了任何混亂,因為接收者可能會認為有它們和第二個之間的差異與第一個不同。
它還避免了您說謊並且說服務器必鬚髮送兩次,這可能會促使某人開始調查這種情況的發生。
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